Le migliori strategie per gestire al meglio le chiamate dei clienti
La stragrande maggioranza delle aziende deve gestire le chiamate dei clienti, un’attività complessa e onerosa che richiede personale dedicato, strumenti adeguati e una formazione specifica. D’altronde, la qualità di questo servizio influisce sul giudizio della clientela sul brand, un aspetto fondamentale per l’immagine dell’azienda e la reputazione del business.
Per questo motivo le imprese sono sempre alla ricerca di soluzioni più efficienti per la gestione delle telefonate in entrata, per migliorare la soddisfazione dei clienti ma senza sostenere costi eccessivi e utilizzare troppe risorse aziendali per questi compiti. L’opzione più gettonata è la segretaria online, ossia il ricorso a un team di segretarie che lavorano da remoto e possono assolvere a varie mansioni di segreteria in maniera professionale e affidabile.
I vantaggi della segretaria virtuale online con centralino telefonico in cloud
La segretaria virtuale online svolge diverse attività per aziende, studi e professionisti. Innanzitutto si occupa di rispondere alle chiamate dei clienti e richiamarli quando necessario, inoltre se desiderato può anche utilizzare un calendario condiviso per fissare appuntamenti. Attraverso una segretaria online è possibile delegare anche altri servizi come l’invio di email, per ricevere le informazioni sulle chiamate tramite posta elettronica ed evitare di essere disturbati, oppure l’inoltro di alcune chiamate secondo le proprie indicazioni.
La segretaria virtuale è una soluzione proposta da realtà specializzate come MyCentralino, azienda che propone MySegretaria per chi ha bisogno di uno staff di segretarie online e servizi di segreteria telefonica come MyCentralino. In particolar modo, MySegretaria è un’attività svolta dall’Italia da personale realmente madrelingua, un servizio completo di segretaria virtuale che consente di non perdere una chiamata e migliorare l’immagine della propria impresa con la possibilità di scegliere tra vari pacchetti e costi mensili.
MyCentralino invece è un centralino telefonico avanzato in cloud, una tecnologia che permette di gestire in modo ottimale e in autonomia festività, ferie, orari di chiusura e apertura per fornire tutte le informazioni utili ai clienti. Nello specifico, con MyCentralino è possibile usufruire di sintetizzatori vocali di altissima qualità per registrare messaggi personalizzati da proporre ai clienti che telefonano nei momenti di chiusura, customizzando anche la musica d’attesa di sottofondo in base alle proprie esigenze.
Una segretaria online e un centralino telefonico associati garantiscono diversi vantaggi nella gestione dei clienti. Innanzitutto è possibile rispondere a tutti i clienti che chiamano in azienda in modo professionale e gentile, aumentando la soddisfazione della clientela e di conseguenza il tasso di fidelizzazione. Inoltre, è possibile aumentare l’efficienza aziendale liberando risorse utili da destinare ad altre attività e ottimizzando i costi operativi, oltre a rafforzare la reputazione aziendale e migliorare l’immagine del brand.
Una strategia efficace per la gestione delle chiamate dei clienti
Con un centralino telefonico avanzato e un servizio affidabile di segretaria online è possibile migliorare molto l’efficienza della propria attività. Tuttavia, a prescindere da chi si occupa di questi compiti è fondamentale avere una strategia ottimale per la gestione delle chiamate dei clienti, sia nel caso di un outsourcing dell’attività di segretaria rivolgendosi a un’azienda terza che in presenza di un team interno di segretarie che gestisce il centralino e le varie telefonate dei clienti.
Prima di tutto è indispensabile comunicare in modo proattivo con i clienti, definendo degli schemi per fornire subito tutte le informazioni di cui le persone hanno bisogno quando chiamano il numero aziendale. Ad esempio, se i clienti richiedono un preventivo di prestito possono essere indirizzati verso una landing page specifica, mentre se vogliono conoscere lo stato di una pratica possono essere aggiornati tramite sms o email durante l’iter lasciando il numero di telefono o l’indirizzo di posta elettronica.
Un altro aspetto essenziale è annotare subito le informazioni principali sul cliente, affinché sia possibile passare queste indicazioni al referente aziendale di riferimento ed essere sicuri che verrà ricontattato quanto prima con le risposte che stava cercando. In alcuni casi basta fornire delle informazioni al momento della chiamata del cliente, in altre circostanze invece potrebbero essere necessari dei controlli approfonditi e l’analisi della pratica del cliente da parte di un funzionario responsabile.
Anche tecnologie come WhatsApp Business sono senza dubbio molto utili per migliorare l’efficienza del servizio clienti, per consentire alle persone di parlare con una segretaria o chattare online in tempo reale a seconda delle proprie preferenze. In alcuni casi è importante inoltrare subito le chiamate urgenti dei clienti, quindi è opportuno stabilire delle regole precise per assicurarsi che le segretarie trasferiscano le telefonate importanti sul cellulare di riferimento filtrando queste chiamate per evitare problemi e disagi alla clientela.
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